Datenschutzerklärung (Privacy Policy)

HELGION Digital LLC

Gültigkeitsdatum: 05.12.2025

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren digitalen Dienstleistungen. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Webseiten, Nutzung unseres Kundenportals sowie im Rahmen unserer IT-Dienstleistungen.

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Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• www.helgion.com

• das HELGION-Kundenportal (SaaS / ERP / Tickets / Projekte / Messaging)

• alle IT-Dienstleistungen, Beratungsleistungen, Softwareentwicklung, Supportleistungen, Integrationstätigkeiten

• alle Formen der Kommunikation (E-Mail, Chat, Kontaktformulare, Support, Microsoft Teams)

1. Verantwortlicher

HELGION Digital LLC

3833 Powerline Road Suite 201

Fort Lauderdale, FL 33309

USA

E-Mail: [email protected]

Website: https://www.helgion.com

Für EU-Ansprüche gilt die DSGVO.
Ein EU-Datenschutzbeauftragter ist nach aktueller Gesetzeslage nicht verpflichtend; auf Wunsch benennen wir freiwillig einen Ansprechpartner.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten je nach Nutzung folgende Daten:

2.1. Besuch der Website

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Browsertyp und Betriebssystem

• Referrer-URL

• besuchte Inhalte

• Cookie-Einstellungen

• Consent-Status

• Zustimmungspräferenzen

2.2. Nutzung des Kundenportals / Benutzerkonten

Wir verarbeiten Benutzerdaten, einschließlich:

• Name, Vorname

• geschäftliche E-Mail-Adresse

• Firmenname, Adresse, Telefonnummer

• Benutzername / Login-Daten

• Rollen & Berechtigungen

• Aktivitäten im Portal

• Nachrichten / Chat-Verläufe

• Ticket- und Projektinhalte

• Dateien / Dokumente / Uploads

• Rechnungs- und Vertragsdaten

2.3. Kommunikation

• E-Mails, Support-Anfragen

• Microsoft Teams Chats

• Kontaktformular-Daten

• Protokolle technischer Support-Sitzungen

• Screenshots, Logs, Dateien

• aufgezeichnete technische Notizen

2.4. IT-Dienstleistungen (Professional Services)

Bei Projektarbeiten können verarbeitet werden:

• technische Systemdaten

• Konfigurationsinformationen

• Kundensystem-Logs

• API-Schlüssel (verschlüsselt)

• Zugangsdaten (nur wenn erforderlich und geschützt)

• Daten von Kundennutzern (Tickets, Mails, Benutzerkonten)

• technische Dokumentation auf Kundenseite

2.5. Abrechnung

• Rechnungsadresse

• Rechnungsinhalt

• Transaktionsdaten

• Vertrags- und Angebotsinformationen

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Daten zu folgenden Zwecken:

3.1. Bereitstellung der Website

• technische Auslieferung

• Sicherheit & Missbrauchsprävention

• Speicherung von Server-Logfiles

3.2. Betrieb des Kundenportals (SaaS)

• Benutzerverwaltung

• Projekt- & Ticketverarbeitung

• Datei-Management

• Chat- und Kommunikation

• Dokumentenaustausch

• Softwarebereitstellung & -optimierung

• Serviceverbesserungen und Wartung

3.3. Vertragserfüllung

• Planung, Durchführung und Dokumentation von IT-Dienstleistungen

• Softwareentwicklung & Integration

• Consulting & Support

• Migrationen, Managed Services, Administration

• Cloud-Konfiguration und Systemadministration

• laufende Unterstützung und verwaltete Dienste

3.4. Abrechnung & Buchhaltung

• Rechnungserstellung

• Zahlungsabwicklung

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten

3.5. Marketing & Analyse

• Nur mit Einwilligung

• Google Analytics

• Cookie-basiertes Tracking

3.6. Sicherheit & Compliance

• Monitoring und Zugriffskontrollen

• Datenverschlüsselung

• Backup-Logik (kundenseitig oder optional bei Vereinbarung)

4. Rechtsgrundlagen nach DSGVO

Wir stützen die Verarbeitung auf nachfolgende Grundlagen:

5. Hosting & externe Dienstleister

5.1. Hetzner Online GmbH (EU)

All customer portal data (projects, tickets, documents, chat) is stored exclusively on servers located in the European Union, operated by Hetzner Online GmbH.

5.2 Microsoft 365 Europe Tenant

Wir nutzen Microsoft 365 ausschließlich mit EU-Datenstandorten, insbesondere für:

• Dokumentenspeicherung

• E-Mail-Kommunikation

• Teams-Chats

• Projektdateien

• interne Organisation

Risiko-Hinweis:

Microsoft ist ein US-Unternehmen (theoretische Zugriffsmöglichkeiten durch US-Behörden).
Wir nutzen:

• Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation an US-Domains

• Verschlüsselung

• Multi-Faktor-Authentifizierung und eingeschränkte Admin-Zugriffe

5.3 Google Analytics (optional, nur mit Consent)

Wir setzen Google Analytics ausschließlich ein, wenn der Nutzer über das Cookie-Banner zugestimmt hat.

Erhobene Daten können Folgendes umfassen:

• IP (anonymisiert)

• Geräte- und Browserdetails

• Seiteninteraktionen

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6. Cookie-Einsatz

Wir setzen ein modernes Consent-Management-System ein:

• Cookies nur nach Zustimmung

• dokumentierte Einwilligungen

• Widerruf jederzeit möglich

• automatisch aktualisierte Liste von Cookies

Eine separate Cookie-Richtlinie wird bereitgestellt unter:

/cookie-policy

7. Verarbeitung von Kunden- & Projektdaten im Rahmen der IT-Dienstleistungen

Bei IT-Serviceprojekten kann es notwendig sein, dass wir:

• Systemzugänge erhalten

• auf Test- oder Produktivsysteme zugreifen

• Logs analysieren

• Konfigurationen ändern

• Daten migrieren

• APIs verbinden

• interne Datenstrukturen bearbeiten

Wir garantieren:

• Zugriff nur durch befugtes Personal

• streng vertrauliche Behandlung

• Verarbeitung ausschließlich im Auftrag

• sichere, verschlüsselte Handhabung sensibler Daten

Nicht vorgesehen:

• eigenständige Datenverarbeitung ohne Weisung

• Speicherung von Kundensystemdaten außerhalb vereinbarter Systeme

• Weitergabe an unberechtigte Dritte

8. Datenübermittlung in Drittländer

Obwohl HELGION ein US-Unternehmen ist, findet die gesamte operative Datenverarbeitung in der EU statt.

Wir setzen auf:

• Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation an US-Domains

• optionale Nutzung von Google Analytics durch Cookie-Richtlinie

• Interaktion mit Microsoft als US-Unternehmen (mit EU-Datenstandort)

• sichere Konfiguration von Cloud-Systemen
  
  

9. Speicherdauer

Wir speichern Daten:

10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15)

• Recht auf Berichtigung (Art. 16)

• Recht auf Löschung (Art. 17)

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)

• Recht auf Widerspruch (Art. 21)

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7(3))

• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Kontakt für Datenschutzanfragen:

[email protected]

Sicherheit

Wir nutzen unter anderem:

• TLS-verschlüsselte Kommunikation

• Firewalls & DDoS-Schutz

• Multi-Faktor-Authentifizierung

• rollenbasierte Zugriffssysteme

• verschlüsselte Speicherung (wo zutreffend)

• kontinuierliche Sicherheitsupdates

• Aktivitätsprotokollierung und -überwachung

• Prinzipien der minimalen Berechtigung

12. Auftragsverarbeitung (DPA)

Wenn der Auftraggeber personenbezogene Daten im Portal verarbeitet oder IT-Dienstleistungen personenbezogene Daten berühren, schließen wir eine vollständige DPA gemäß Art. 28 DSGVO ab.

Diese DPA wird verfügbar gemacht unter:

/legal/dpa

13. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung

Ohne Bereitstellung bestimmter Daten ist:

• Portalnutzung nicht möglich

• Projektbearbeitung nicht möglich

• Support teilweise eingeschränkt

• Vertragsdurchführung nicht gewährleistet

Wenn keine Daten bereitgestellt werden, können die Dienste eingeschränkt oder nicht verfügbar sein.

14. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Weiterentwicklungen anzupassen.

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15. Kontakt

HELGION Digital LLC

3833 Powerline Road Suite 201

Fort Lauderdale, FL 33309

USA

E-Mail: [email protected]